报销是会计中最常见的事件。工作一段时间后，很多费用会计师在工作中会发现几个乱象：二级科目越来越多，科目重叠，其他费用复杂随意。之所以会出现这样的混乱，很大程度上是因为在会计初始化之初，对费用账户的明细科目设置缺乏前瞻性和系统性的思考。
首先明确本文所指的费用账户包括销售费用、管理费用、研发费用、制造费用等。这些费用可以设置几个明细账户，即二级账户。二级科目设置要力求不重、不漏、乱、有序。为了实现这个目标，我们应该遵循几个原则。
你在财务工作中有没有不知道怎么解决的问题？
(小程序已经添加到这里，请在今天的头条客户端查看)第一，依据费用性质分大类排序。.
以行政费用为例，费用可分为以下六类：
工资费用：主要核算工资、奖金、五险一金、福利费等。管理部门人员；班费：管理部门经常发生的日常费用，如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通讯费、快递费等。专项费用：培训费、审计费、中介服务费等。办公场地费用：办公场地租赁费、物业费、水、电、取暖费等。摊余费用：固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用分摊等。其他费用：上述分类不包括的费用。销售费用的分类与管理费用的分类大致相同。不同的是，销售费用中的专项费用主要是广告费、宣传费、营销费等。
一方面便于管理层将费用区分为大类，有利于事后分析；另一方面可以使费用收取有序，避免重复设置二级科目。
第二，二级科目编号要留出扩容空间。
二级科目的设置首先要保证当期费用入账。一段时间后，可能会出现新的费用项目，费用科目自然要相应增加。
账户增加需要录入会计系统，建议在不干扰原账户系统的情况下增加账户编码。比如行政费用账号为6602，工资费用账号可以从6602 01 01-6602 01 99。602代表“行政费用”，01代表“工资费用”，最后01-99代表三级费用。602 01 01-6602 01 99一共可以容纳99个三级科目，可以保证费用科目的扩展。“管理费用-其他费用”科目编码通常设置为6602 99。
第三，费用科目不可交叉。
每一个费用科目设置后，都要确定其核算范围，对于核算范围内的费用项目，不要重复设置明细科目。例如，商务招待和礼品、交通和桥梁通行费。如果需要使成本核算更加细化，可以并行设置多个不重叠的科目，例如“五险一金”科目可以分为六个三级科目：“养老保险”、“医疗保险”、“工伤保险”、“生育保险”、“失业保险”和“住房公积金”。
第四，其他费用要瘦身。
如果二级费用账户太少，经常会发现收费用的时候没地方放。为了省事，有的会计会记为“其他费用”，最后“其他费用”就会成为费用的垃圾筐。虽然一时方便，但后果是后续的成本分析会比较困难。减少“其他费用”的最好办法是将经常发生的费用作为新的二级或三级科目增加。
第五，科目层级不要设置太多。
在成本核算上要明确，要减负。成本令人耳目一新，这也是减负精神的体现。建议在三级科目核算完之前，不要设置四级科目。学科层次越少，出错的概率就越低。如果需要细化三级科目的核算内容，可以直接将明细项目增加为三级科目。
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